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Anleitung: E‑Rechnung erstellen (ohne Steuerberater)

Ziel: Sie verstehen in wenigen Minuten, was Sie tun müssen – und können sofort starten.

Grundlagen: Formate & Ablauf

XRechnung

Ein strukturiertes XML‑Format. Häufig in Behörden‑/öffentlichen Prozessen verlangt.

ZUGFeRD

PDF mit eingebettetem XML. Praktisch, weil Menschen das PDF lesen können und Systeme das XML.

Praxis‑Workflow

Daten erfassen → Format exportieren → versenden (je nach Kunde) → revisionssicher archivieren.

Wichtig: Anforderungen können je nach Kunde/Branche unterscheiden. Im Zweifel Vorgaben des Empfängers prüfen.

Schritt‑für‑Schritt

1
Fall prüfen
B2B? Kunde verlangt XRechnung/ZUGFeRD? Dann brauchen Sie E‑Rechnung.
2
Format wählen
XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF+XML). Vorgabe kommt meist vom Kunden.
3
Pflichtangaben
Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Betrag, USt‑Infos, Adressen.
4
Export + Versand
Datei generieren und nach Kundenprozess versenden.
5
Archiv
Strukturiert speichern. Software vereinfacht das.
6
Starten
Tool testen und erste Rechnung erzeugen.
Jetzt testen (Empfehlung) Alternativen ansehen

Hinweis: Links sind Werbung (Affiliate).

Mini‑Checkliste

FrageWenn „Ja“
B2B‑Kunde verlangt E‑Rechnung?Format abklären und Software nutzen.
Sie müssen E‑Rechnungen empfangen?Empfang + Lesbarkeit + Archiv sicherstellen.
Ohne Steuerberater arbeiten?Tool wählen, das Export/Archiv vereinfacht.
Was ist der Unterschied: XRechnung vs ZUGFeRD?

XRechnung ist typischerweise reines XML. ZUGFeRD kombiniert PDF + eingebettetes XML. Der Kunde gibt oft das Format vor.

Reicht „PDF‑Rechnung“?

Im B2B kann der Kunde ein strukturiertes Format verlangen. Wenn ja, reicht PDF alleine nicht.